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武汉华夏理工学院招生考试和学籍学历管理有关工作实施细则

发布时间:2021-10-21 10:49 作者:学校办公室 摄影:

武华校教〔2021〕8号

根据教育部《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号)以及省厅文件精神,为切实维护教育的公平、公正,规范学校办学秩序,做好招生考试和学籍学历管理有关工作,结合学校实际,特制定本细则。

一、组织领导,明确责任

学校学籍学历管理工作实行校领导负责、部门组织实施、各学院直接负责、辅导员(班主任)具体落实的四级管理体制。校长是学籍学历管理工作第一责任人,负全面领导责任;分管副校长是直接主管责任人,承担领导、协调和监管责任。教务部在校长、分管副校长的领导下加强监督,规范管理,优化流程,统筹安排,开展全校普通高等教育学生学籍学历管理工作。

各学院在学院领导班子领导下,以辅导员(班主任)为主体具体落实本学院学籍学历管理工作。其中,各学院负责人是管理工作的直接责任人,辅导员(班主任)是管理工作的具体责任人,应遵照普通高等教育学生学籍学历管理工作相关规定,加强学生资格审查、学生日常学籍管理与成绩管理,严格学籍异动审批手续,协助教务部如实、准确上报学籍注册、学年注册以及学历注册结果。

二、加强管理,规范程序

(一)录取

1.规范录取信息告知和录取通知书寄递管理(牵头部门:招生办公室,负责人:招生办公室主任)(具体分工明细见附件,下同)

(1)招生办公室严格按照已公布的招生简章录取规则规范执行招生录取工作;

(2)招生办公室在学校招生信息网专栏设置信息发布,公布学校招生政策,提供考生录取信息、通知书寄递信息等查询服务;

(3)录取通知书样式及相关随寄资料,上报省招办备案;

(4)根据教育部办公厅《关于做好普通高等学校新生录取通知书的寄递工作的通知》文件要求,按照生源所在省级高校招生办公室核准备案的录取考生名单填写通知书,并加盖本校校章;

(5)根据生源地省级招生考试机构提供的考生电子档案,采集收件人姓名、地址、邮编、联系电话等通知书邮寄相关信息(如因特殊原因更改邮寄信息的,需考生本人提出书面申请,学校招生办公室审核后进行变更),清楚、准确填写收件人姓名、地址、邮编等邮寄信息,使用邮政特快专递及邮政局监制的信封进行寄递,现场封装,清点交接,妥善保管寄递详情单。

(二)报到入学

2.严格新生入学报到资格审查(牵头部门:招生办公室负责人:招生办公室主任)

(1)召开新生入学资格复查工作专题会议。主管教学副校长、学校招生办公室协同教务部组织学生事务部部长、各学院院长、书记、学工办主任召开新生入学资格复查工作会议,严肃责任落实,要求发现问题及时上报,迅速追查核实;

(2)新生入学资格初审。学生事务部协助各学院以班级为单位,通过比对学生身份证、录取通知书、考生电子档案及其他证明材料对新生入学资格进行初审(专升本新生重点复核前置学历(专科毕业证书))。不能按时报到的已录取新生,应向学院提出书面申请,经同意后方可延期报到;未经同意逾期不报到的视为自行放弃入学资格;

(3)新生入学后组织专班开展复查。

新生报到后,各学院根据专题会议要求,学院党总支书记亲自督察,成立专班,精心组织,制定工作方案,明确分工,责任到人,有序开展新生入学资格复查工作。

一是要求各学院统一时间、地点集中采集新生入校后照片,并与录取照片、身份证照片进行人像比对,并组织新生现场填写《湖北省普通高校新生资格复查情况调查表》和《武汉华夏理工学院新生信息采集表》,与纸质档案和高考电子档案进行核查比对。各学院核查基础档案材料是否完整。

二是检查基础档案材料的完备性。基础档案材料至少应包含高考报名登记表、考生报考志愿表、考生体检表三个表格及高中学生学籍表(或毕业生登记表)等。基础档案材料不完整者,需按要求在规定时间内予以补齐。同时核验比对纸质档案中的考生姓名、考生号、照片、身份证号、高考成绩等个人信息与电子档案是否一致。

三是进行身心健康复查。新生报到后,依据教育部高等学校招生体检工作的有关规定,协助医务室对新生进行全面身体健康状况复查。在审查中如发现新生患有严重身心疾病、不符合专业录取要求或存在检测舞弊情况的,应对该生提出延期入学、休学、退学等相关建议,并随附新生体检审查报告,报送学校复查领导小组。

四是组织特殊类型录取学生专业复测。新生入学报到一个月内,在招办指导下组织专家组,对艺术、体育专业或艺术、体育特长生等特殊类型录取新生开展入学专业水平复测,对与高考专业成绩差距较大者,相关学院应查明原因、摸清事实、提交初步处理意见,报送领导小组进行重点核查。

新生入学资格复查实行审查人员、部门负责人、分管校领导“三级审签”工作机制复查结论证明学生在考试报名、志愿填报、健康状况、考试过程、录取环节存在弄虚作假、徇私舞弊等行为的,取消其入学资格;已取得学籍后发现的,取消其学籍;情节恶劣的,学校将相关材料转送上级相关部门依法查处。经审查如确为冒名顶替者,要扣留其录取通知书及准考证和假冒身份证,由两名以上工作人员与学生谈话并做好笔录,让学生本人写明冒名顶替的具体情况,学生签字确认。凡是审查中确认了冒名顶替的学生取消学籍,对相关信息登记造册,建立证据材料档案,报省厅备案。

以上复查情况在规定时间上报招生办公室,招生办公室负责将调查表、第三方图像比对检测报告书、其他复查材料等整理存档,并形成总结,报送学校党政联席会审批后上报教育厅备案。

(三)学籍注册

3.严格新生学籍电子注册(牵头部门:教务部,主要负责人:教务部部长)

(1)教务部学籍管理中心依据招办提供的新生入学资格复查结果,编写新生名册并将新生名单信息按照注册学籍、保留入学资格、放弃入学资格、取消入学资格四种情况形成电子文档存档。

(2)教务部学籍管理中心按照学籍电子注册有关要求,为新生完成学籍电子注册,并确保新生学籍电子注册信息完整、真实、准确。

(3)教务部学籍管理中心督促各学院指导新生及时登录学信网核查学籍管理中心已注册的新生个人身份信息和学籍注册信息,

(4)患有身心疾病的新生可以申请保留入学资格。申请保留入学资格须经学校指定的二级甲等以上医院诊断,不宜在校学习的,可以保留入学资格一年。保留入学资格期间不具有学籍。保留入学资格期满可向学校申请入学,经学校审查合格后,办理入学手续。

(5)取消入学资格或取消学籍处理。审查不合格或逾期不办理入学手续者,取消入学资格。对学生做出取消入学资格或取消学籍处理,经党政联席会研究决定,学校出具书面决定并送达本人,学生拒绝签收的,应以留置方式送达;已离校的,可以采取邮寄方式送达;难于联系的,可以利用学校网站以公告方式送达。

(四)日常管理

4.规范学籍信息管理(牵头部门:教务部,主要负责人:教务部部长)

(1)强化学籍过程管理,保证学籍异动准确及时。

学校从关爱学生的角度出发,对学生在学习、生活中出现的问题和困难及时给予解决和帮助,对确需学籍异动者,要严格审批。对待学生的学籍异动申请,学校认真审查,学籍管理中心复核后报教务部部长审批。退学申请报送分管校长审批后,交由党政联席会审议后下发正式红头文件。所有学籍异动者均需填写相应的学籍异动申请表,按照表格中的流程申请办理。在校生出国留学、入伍、休学、复学、留级、退学等各种学籍变动情况,必须及时报送教务部及相关部门审批,确保学生的异动信息能及时得到处理,学校相关数据统计准确,确保学生返校后能正常参加学习。

加强制度建设,规范转专业管理。按照国家和上级有关规定,结合学校实际,制定《武汉华夏理工学院本科生转专业管理办法》,明确转专业条件,规范审核程序,细化相关责任,把好审批关口。

学生学籍信息修改以维护学籍管理工作严肃性,保障学生的正当权益为原则,严格执行申请审批制。在校期间原则上不得进行信息变更,确属高考采集信息时出错的,由学生向生源地省级招生部门申请修正,经学校确认后方可进行变更。对学生提出的学籍信息修改申请,教务部与学生事务部、学生所在学院、招生办公室、综合保障部户籍科、档案室等相关部门依次审核,层级签字,学籍管理员查验学生提供的合法性证明材料,同时向学生户籍所在地公安部门出具核实函。经核查无误后,方可进入修改程序。学生学籍信息修改按要求做好详细台账记录以及留存相关证件复印件。

(2)据实上报在校生学年电子注册数据。在校生学年注册是电子注册的中间环节,需对学生学籍异动、学籍信息修改等客观、真实、准确进行在线标注,以便认定在校生学习资格,并方便学校和有关部门掌握学生基本信息的重要渠道。为确保学年注册工作顺利开展,每年9月30日前,教务部学籍管理中心根据学籍异动数据以及财务资产部、学生事务部及各学院多方核对后的报到数据,对在校生进行学年电子注册,对未按时缴纳学费且未提出暂缓报到注册申请的学生,不予注册。

(3)确保信息安全保密

建立学籍学历管理数据保密制度,充分利用数字证书(密钥)做好学信平台上本校数据准确、安全性维护,涉及到学生的学籍学历数据,确保信息不公开、不扩散,未经授权,任何人不得更改或查询库中的数据,不得用作其它用途。

同时,做好信息技术安全工作,加强学籍管理数据的安全维护,确保数据安全运行。加强电脑病毒防控,防止“黑客”攻击,保证学籍学历管理在系统内安全正常运行。学校对学籍学历管理进行风险评估,对可能出现的突发问题、重大群体性事件,建立预警机制,制定应急工作预案。

(五)毕业管理

5.严格学历证书管理与电子注册(牵头部门:教务部、负责人:教务部部长)

(1)切实加强学生成绩管理

学校积极适应教学改革,建立公正、公平、准确的考核机制,加强学生成绩管理,推进成绩管理制度化和网络化,确保学生学习质量的评价客观、公正。

各学院应认真执行学校教学管理制度,规范学生成绩评定、登记、提交和修改等流程,确保成绩管理工作的严肃性和公正性。成绩评定按照标准答案及评分标准进行,做到每项成绩都有据可查。应杜绝教师未按时提交成绩、管理不善丢失学生成绩、弄虚作假私自涂改学生成绩等现象。

学生对成绩有异议的,可以书面向学院提出复核成绩申请,由教务部学籍管理中心组织开课学院教学秘书、学生所在学院教学秘书以及阅卷教师共同查阅试卷。经复核发现成绩确实有误的,由阅卷教师本人填写《武汉华夏理工学院教师更改成绩申请表》送教务部审批,教师更改成绩申请表与试卷一并存档。

(2)严格审核毕业生学历数据,规范学历注册。

认真做好学历证书颁发与学历证书电子注册工作。以维护国家利益、保障教育质量、保护毕业生合法权益为根本,严格按照国家有关规定,坚持“依法规范、客观写实、学校负责、政府监督”的原则,加强学历证书管理,规范办理学历证书颁发工作。严格执行高等教育学历证书电子即时注册制度,该注册的一个不能遗漏,不该注册的一个不能注册,每年在规定时间内对毕(结)业证书即时注册。

各学院需根据学校工作安排,按时完成每届毕业生(含延长学习年限者,下同)毕业资格和学位授予资格的审核工作,确保学生毕(结)业证书、学位证书能够即时注册,确保审核结果准确无误。学历信息网上注册查询后,学校不得变更证书内容及注册信息,不再受理学生信息变更事宜。

(3)做好毕业生身份复核工作。按照省厅毕业生身份复核常态化工作机制要求,教务部学籍管理中心组织各学院应届毕业生进行图像信息采集工作,严格毕业生图像采集要求,提高学历照片采集质量。经学信网人像比对后提示的“毕业生身份复核不通过”的学生,要求学生再次进行图像采集,再比对直至通过。若一直无法通过,则启动复核程序,及时报省教育厅备案,暂不颁发学历证书,暂不予学历电子注册。

(4)严格审核学历信息勘误申请。

学校按要求制定往届毕业生学历信息勘误办事指南及流程,包含具体勘误对象、办理部门、办理流程、办理时间以及所需材料等,具体工作由教务部学籍管理中心负责,协同招办、综合保障部户籍科、学校档案室等部门对申请者提交的材料进行核实,对核实通过的,由学校将学信网生成的“高等学校学历信息勘误申请表”、学校出具的“学历勘误专题报告”与学生提供的材料一起报送省教育厅审核,省教育厅审核通过的方可更改。

(5)规范高等教育学历学位证明书办理程序。严格遵守学校制定的《武汉华夏理工学院学历学位证明书办理规则(试行)》要求和工作流程。因学历证书遗失或损坏的,经学生本人申请,各学院核查申请者填写资料真实性,相关院领导签字,教务部核实学生学历(学位)获得情况,并借助学信网平台“监测预警-人像比对”功能,将学生学历照片与录取照片、补证照片、身份证照片一一进行人像比对,比对无误后制作发放证明书并在平台进行标注,同时做好相关补证台账记录。在补办过程中,如发现有缺录取照片的情况,要求学生本人提供当年高考报名表及高考采集照片。经人像比对核实无误后方可申请补办。

6.规范和加强档案管理(牵头部门:学生事务部,负责人:学生事务部部长)。

首先建立规范的学生档案管理机制。做好档案收集整理,检查核对,鉴别归档,保管使用,转送移交,就业派遣等工作。机制重点明确学生档案归档内容(包括学生身份信息、新生入学登记表、学籍注册、变动及记载(含学业考试情况、社会实践情况、奖惩情况等)、毕业生登记表、学历注册信息等)、归档时间、归档要求等,确保从学生报到入学到毕业离校全过程档案真实准确、规范完整。

其次加强领导,建立起由分管档案工作的校领导、部门领导和专兼职档案员组成的职责明确、联系密切的档案工作队伍网络,同时加大投入,配备和培养一定数量和质量的档案工作人员,提供必要的经费、库房、设施和操作工具等,同时,着力解决规范管理档案的场所建设,配备适应规范化现代化的档案保管设备以及一些必要的操作工具;在管理手段和技术上,积极利用现代化信息技术,推进档案电子化,采用纸质、电子等多种保存形式,确保档案长期保存。

三、加强监督与评估

成立学校学籍学历管理有关工作领导小组,完善和制定相应的管理制度,制定严格的工作程序,建立责任追究制度,明确职责,将学籍学历管理各项工作落到实处。

学校纪检部门对教务部和各学院学籍学历管理工作全过程监督,确保工作人员严格按照有关规定和程序,认真履行职责,监督过程中一旦发现问题及时报告,对在学籍学历管理工作中,违规操作,弄虚作假的,要严肃处理。情节严重的,追究有关人员和部门的法律责任。

学校定期开展工作督查和抽查,检查结果纳入学院评估指标体系,作为各学院学籍学历管理有关工作的重要依据。

 

武汉华夏理工学院

2021年8月30日

附件武汉华夏理工学院招生考试和学籍学历管理相关工作任务分解表.doc


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